#028 – Kick Off 2021

Wie oft passiert es, dass man die Zeit vergisst und plötzlich ist eine Woche wieder rum, ohne das man alles geschafft hat, was man schaffen wollte? Aufgaben fallen hinten über, man versucht alles gleichzeitig zu schaffen, tanzt auf mehreren Hochzeiten und plötzlich herrscht Chaos. Die Lösung für so eine Situation ist ein gutes Zeit- und Selbstmanagement. Was genau bedeutet das eigentlich?

Priorisierung

Sich selber zu managen bedeutet seine eigene Zeit so einzuteilen, dass man seine Aufgaben erledigen die uns einem Ziel näher bringen. Dabei gibt es verschiedene Werkzeuge, wie Graphen, Faustregeln oder Abläufe, die man nutzen kann. Ein Werkzeug, dass mir immer sehr hilfreich gewesen ist nennt sich Eisenhower-Matrix. Diese Matrix besteht aus 4 Quadranten die in einem Graphen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit angeordnet sind.

Sobald man eine Aufgabe bekommt sollte man diese genau Betrachten und festlegen wie Wichtig oder Dringend diese ist.

Wichtig und Dringend? (A Aufgaben)
Sofort oder zeitnah selbst erledigen.

Wichtig und nicht Dringend? (B Aufgaben)
Lege die Aufgabe auf einen Termin und erledige diese später selbst. Aber Vorsicht: Wer zu viel Zeit verstreichen lässt verändert die Dringlichkeit seiner Aufgaben. Eine B Aufgabe kann schnell zur A Aufgabe werden.

Nicht Wichtig und Dringend? (C Aufgaben)
Manche Dinge sollten zeitnah erledigt werden, erfordern aber keinen eigenen Einsatz. Diese Aufgaben können ganz klar delegiert werden. Spiele diese Aufgaben an deine Mitarbeiter weiter und achte auf eine klare, deutliche Kommunikation, damit das Ergebnis stimmt. Sonst könnte es auch hier passieren, dass die nicht wichtige Aufgabe wieder wichtig wird und auf deinem Tisch landet.

Nicht Wichtig und Nicht Dringend?
Ist diese Aufgabe überhaupt notwendig? Bist du der richtige Ansprechpartner oder doch jemand anders? Bei zugewiesenen Aufgaben auch ehrlich eingestehen, wenn diese nicht zielführend ist und diese dann direkt ablegen.

Aufgaben zeitlich einordnen

Es gibt auch Aufgaben, die immer wieder auf einen Zukommen. Daher hier ein kleiner Tipp am Rande: Um sich selber seine Zeit besser einzuteilen ist eine Übersicht der Regelmäßigen Aufgaben äußerst hilfreich. Mache dir Gedanken welche täglichen, wöchentlichen, usw. Aufgaben auf dich zukommen und schreibe diese runter. Eine Excel Tabelle kann hier schon ausreichen, um einen Überblick zu bekommen. Was ist der Vorteil? Wenn ich weiß, wann ich welche Aufgaben habe kann ich mir besser meine Puffer und Zeiten für strategische und/oder qualitative Entwicklungen freiräumen. Sich zwischendurch mal 5 Minuten zu nehmen kann zwar hin und wieder funktionieren, ist auf Dauer aber keine Lösung. Um deine Freizeitattraktion nach vorne bringen zu können ist es hilfreich sich konsequent Zeiten fürs „Nachdenken“ zu blocken.

Zielsetzung

Kommen wir noch mal zurück auf die Vorsätze für ein Neues Jahr. Sind das konkrete Ziele oder nur Wünsche die man äußert? Problem bei den Vorsätzen ist, dass man daraus nur schwer ein konkretes Ziel zieht und entsprechend keine Motivation findet dieses zu verfolgen. Nachvollziehbare Ziele zu formulieren wird mit der SMART Formel deutlich einfacher. Jeder einzelne Buchstabe steht für ein Parameter, um sein Ziel festzulegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob nun für private Zwecke oder die Arbeit. Wer sich ein Ziel setzen möchte, der kann die 5 oben stehende Punkte nehmen und es ausformulieren. Aus einem Vorsatz wie „Ich möchte mehr Sport machen“ könnte man das SMART Ziel „Ich werde bis Ende 2021 zweimal pro Woche ins Fitnessstudio gehen und 45min an den Geräten trainieren“. Klingt vielleicht etwas holperig, wäre aber ein Ziel dass man besser verfolgen kann.

Es ist spezifisch und anhand der Häufigkeit messbar (evtl. kann man sich mit einem guten Terminplaner bei der Messung unterstützen). Attraktiv weil ich etwas für meine Gesundheit mache. Realistisch, da ich mir die Zeit zweimal pro Woche nehmen kann und terminiert, da ich es bis Ende des Jahres erreicht haben möchte. Ziele sind übrigens nicht in Stein gemeißelt. Wenn sich Parameter durch äußere Einflüsse verändern dürfen und können diese natürlich in beide Richtungen korrigiert werden. Sollte sich also mal etwas verändern, dann nimmt nötige Veränderungen an der Zielformulierung vor.

Häufig werden solche SMART bei Zielvereinbarungsgespräche benutzt. Diese Art von Zielsetzungen sollen in der Arbeitswelt Mitarbeiter weiterentwickeln und den Ball in Bewegung halten. Es ist üblich, gerade in konzerngesteuerten Unternehmen, übergeordnete Unternehmensziele bei solchen Gesprächen mit in die Zielvereinbarung einzupflegen. Da man als Teamplayer gemeinsam an einem Ziel arbeitet ist dies vollkommen legitim, aber der Fokus liegt auf der persönlichen Entwicklung. Daher werden mehrere Ziele vereinbart, die herausfordernd, aber realistisch die Arbeit der Mitarbeiter fördern sollen.

Shownotes

• Unbezahlte Werbung für ein paar Produkte, die ich persönlich gerne nutze:
  • Tagesplaner mit Achtsamkeits-Tracker: Ein guter Plan
  • Webapp fürs Schreiben, Sortieren, Zusammenarbeiten: Notion
  • To-Do und Task-Planer: Trello, Meister Task

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