Einen neuen Job anzufangen hat immer etwas aufregendes. Neue Umgebung, neue Kolleg:innen, neue Aufgaben. Spannender Neuanfang. Aber solche Zeiten können auch anstrengend sein, wenn man etwas schüchtern ist, der Alltag hektisch und die Einarbeitung vielleicht gar nicht zielführend. Hier entscheidet sich für beide Seiten: Wir das was mit uns? Eine schlechte Einarbeitung kann zu schlechten Ergebnissen führen. Unmotivierte Mitarbeitende, zielloses Arbeiten bis hin zur Kündigung. Dies lässt sich durch ein gescheites Onboarding auffangen. Um es ordentlich zu halten, habe ich das Onboarding in drei Kategorien unterteilt.
Welcome
Das Onboarding beginnt mit einem kleinen Zeh schon im Recruitment. Je nach Interviewart kann man hier Teile des Onboardings schon einfließen lassen. Onboarding ist vergleichbar mit dem Einchecken in einem Hotel. Ein bevorstehendes Ereignis (Übernachtung, neuer Job) wird durch HR eingeleitet und zusammen mit den Leitungen durchgeführt, damit die Gäste/Mitarbeitenden alle wichtigen Prozesse durchführen (Vertragsinformationen, Vertrag unterschreiben, Unterweisungen) und Informationen erhalten. Das Willkommen ist dabei ein wichtiger Part. Ein erstes großes Hallo kann man veranstalten, wenn man die Zustimmung zur Einstellung übermittelt. Im besten Falle persönlich oder sogar in Persona. Eine schöne Mail mit weiteren Informationen und einem guten Design würde es im Notfall auch erledigen. Hier fehlt jedoch die persönliche Note. Bei der Vertragsunterzeichnung, falls diese vor Ort passieren sollte, sollte dies in einer einladenden Umgebung sein, nettes Gespräch (Zeit nehmen!) und vielleicht den einen oder anderen schon vorstellen. Ein Gefühl von Team macht hier Eindruck. Während dieser Gelegenheit kann man ein Willkommenspaket überreichen, wie z.B. die Dienstkleidung, Namensschild, Mitarbeiterausweis und sonstige Goodies, die man auf dem Weg mitgibt. Der vollbepackte Neuling geht nun nach Hause und hat allerlei Dinge, um sich auf den ersten Tag zu freuen.
Training
Zu wenig Budget, zu wenig Zeit. Das sind oft die Ausflüchte, die man hört, wenn es um Trainings geht. Dabei ist die Lernphase in den ersten Monaten das wichtigste. Während dieser Zeit versucht man Ängste, Zweifel und Wissenslücken zu beseitigen, damit man hoch motivierte und bestens informierte Mitarbeiter:innen hat. Bevor die eigentliche Arbeit losgeht, sollte man mit den Grundlagen Trainings anfangen. In dieser Einarbeitung lernt man in einem mehrschichtigen Trainingsangebot die neue Firma und die Kultur kennen, lernt die wichtigsten Leute kennen und bekommt wichtige Werkzeuge mit auf dem Weg, die man im täglichen Arbeiten einsetzen kann. Brand, Quality und Safety sind die Grundpfeiler für das Training und das Team sollte hierbei im Mittelpunkt stehen. Der große Vorteil an diesem ersten Teambuilding ist, dass die New Hires allesamt auf einem gleichen Level sind und man die ersten Kontakte knüpfen kann. Man ist nicht allein ;)
Ist das Training abgeschlossen geht es um das „On the job“ Training. Man lernt während des Arbeitens seine Aufgaben, die Prozesse und seine Möglichkeiten kennen. Hier wird es jedoch schon schwieriger, denn je nach Vorgesetzten kann dieses Training unterschiedlich ablaufen. Leider gibt es immer noch sehr viele „Chefs“, die direkt viel Freiraum geben ohne klare Anweisungen oder eine schlechte Fehlerkultur in der Abteilung haben. Dadurch macht man die letzten Tage des Gruppentrainings direkt wieder weg und die verlorenen Zweifel des Neulings kommen wieder: Ist das hier das richtige? Empathie, Kommunikation und Feedback sind im „on the job“ Training unerlässlich, um sein neues Personal auf den Alltag einzustellen, aber auch die Sicherheit zu geben, dass man immer unterstützen kann, wenn es nötig ist.
Review
Kein Training der Welt ist hilfreich, wenn es dazu Feedback gibt. Viele Unternehmen gehen den Weg des 360° Feedbacks, welches die eigene Meinung abfragt, die Meinung von anderen und natürlich die des neuen Mitarbeitenden. Dies hilft zu verstehen, ob die Einarbeitung zur vollsten Zufriedenheit gelaufen ist. Fragen an den MA könnten sein: Wie lief die Einarbeitung? Ist etwas unklar formuliert worden bzw. Sind noch offene Fragen? Wo können wir uns verbessern? Was hättest du gerne in der Einarbeitung gehabt? Natürlich ist die Chance des Feedback geben wichtig, um hier offene Punkte sichtbar zu machen. Wir finden, dass deine Stärken in den Punkten … liegen. Gerne möchten wir dich in … Unterstützen. Weitere Trainings- oder Weiterbildungsmöglichkeiten lassen sich direkt mit anbieten, um die positive Absicht klar zu machen.
Was passiert danach?
Man lernt nie aus, sagt man ja immer so schön. Und das sollte gefördert werden. Mentorenprogramme, Open Door Policy und ein Weiterbildungsangebot helfen dabei, das Personal nicht nur motiviert zu halten, sondern auch sich selbst weiterzubilden. Auch externe Kurse können helfen, eigene Fähigkeiten auszubilden, die für den Betrieb vielleicht nicht auf den ersten Blick von nutzen sind, aber auf Dauer einen motivierten Mitarbeitenden zu haben, der immer sein bestes gibt. Dies sollte in regelmäßigen (jährlichen) Gesprächen besprochen und festgelegt werden. Jährliche Trainings und Auffrischungen (grad beim Thema Safety) sind auch sinnvoll und bieten eine Abwechslung zum täglichen Arbeitsalltag.
Eine sehr wackelige Zeit die ersten Monate. Aber mit den richtigen Werkzeugen, einem motivierendem Trainingsplan und guten Input kann man hier langjährige und top-motivierte Mitarbeiter:innen „heranzüchten“, die ihr Wissen an weitere neue MA weitergeben und so das Wissen und die Motiviation in der Firma halten.
Gerne unterstütze ich dich beim Ausbau deiner Onboarding und Trainingmaßnahmen. Zusammen analysieren wird dein bestehendes Angebot und erstellen Trainingskonzepte, um deine Employee Journey so aufregend und zielführend wie möglich zu gestalten. Kontaktiere mich für ein Erstgespräch -> contact@stefanburian.com
Shownotes
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